Excel'den ERP'ye Veri Aktarımı: Geçiş Kontrol Listesi

Excel'den ERP'ye geçişte ilk iş dosyayı içeri aktarmak değildir. Hangi kaydın doğru olduğunu, hangi alanın ne anlama geldiğini ve yeni sistemde aynı bilginin nerede tutulacağını belirlemek gerekir. Aksi halde mevcut dosyalardaki karışıklık, yeni yazılıma taşınmış olur.

Bu kontrol listesi; cari, ürün, stok ve benzeri kayıtlarını ortak bir sistemde toplamak isteyen işletmeler için bir hazırlık yoludur. Aktarım biçimi, kullanacağınız ERP'nin olanaklarına göre netleştirilmelidir.

1. Veri kaynaklarını ve sorumluları belirleyin

Önce kullanılan dosyaları listeleyin. Hangi dosya güncel ürün listesini, hangisi cari bilgilerini, hangisi stok miktarını içeriyor? Aynı listeyi farklı kişiler güncelliyorsa esas alınacak kaynağı ve değişiklikleri onaylayacak kişiyi belirleyin.

• Dosyanın amacı ve sahibi
• Son güncelleme tarihi
• Aktarılacak sayfalar ve alanlar
• Arşiv olarak kalacak kayıtlar
• Verinin doğruluğunu onaylayacak sorumlu

2. Tekrarlanan ve eksik kayıtları ayırın

Aynı ürün farklı adlarla yazılmış olabilir. Örneğin “Alüminyum Profil” ve “Aluminyum profil” aynı kaydı anlatabilir; ancak yalnızca ad benzerliğine göre otomatik birleştirmek de hatalıdır. Ürün kodu, birim ve diğer ayırt edici alanları birlikte değerlendirin.

Cari kayıtlarında eksik iletişim bilgilerini, ürünlerde boş kodları ve stok satırlarında belirsiz birimleri işaretleyin. Eksik bilgiyi tahmin ederek doldurmak yerine sorumlu kişiye doğrulatın. Silinecek veya birleştirilecek kayıtlar için ayrı bir karar listesi tutun.

3. Alan eşleştirmesini yazılı hale getirin

Excel sütunu ile ERP alanı arasındaki ilişkiyi bir eşleştirme belgesinde gösterin. Örneğin ürün kodu, ürün adı, ölçü birimi ve depo bilgisi ayrı alanlardır. Açıklama sütununa yazılmış depo veya birim bilgisi varsa bunu aktarım öncesinde ayırmak gerekebilir.

• Kaynak sütun adı ve hedef alan
• Beklenen veri biçimi: metin, sayı veya tarih
• Zorunlu alanlar ve boş değer kuralı
• Benzersiz kayıt anahtarı
• Gerekli dönüşüm veya düzeltme

Örnek: “Miktar” sütununda 1.250 yazan bir değer, dosyanın sayı biçimine göre bin iki yüz elli veya bir virgül yirmi beş olarak yorumlanabilir. Ondalık ve tarih biçimlerini küçük bir örnek üzerinde doğrulayın.

4. Açılış bakiyesi ile işlem geçmişini ayırın

Yeni sistem yalnızca geçiş tarihindeki miktar ve bakiyelerle mi başlayacak, yoksa eski işlem geçmişi de taşınacak mı? İki yaklaşımın kapsamı farklıdır. Hareket geçmişi aktarılacaksa kayıtların birbirine bağlanması ve toplamlarla tutarlılığı ayrıca incelenmelidir.

Stokta açılış miktarını depo ve ölçü birimiyle birlikte değerlendirin. Farklı birimlerdeki satırları doğrudan toplamayın. Cari açılış bakiyelerinin hangi tarih ve para birimine ait olduğunu işletmenin ilgili sorumlusuyla netleştirin.

5. Küçük bir deneme aktarımı yapın

Önce üretimden ayrı bir ortamda sınırlı bir veri kümesiyle çalışın. Yalnızca sorunsuz satırları seçmek yerine boş alan, Türkçe karakter, tekrarlanan kod, farklı tarih biçimi ve büyük miktar gibi örnekleri de dahil edin.

Aktarım sonrası satır sayısını karşılaştırın; reddedilen kayıtların nedenini okuyun. Ürün, cari ve depo ilişkilerinin doğru kurulduğunu ekranlardan kontrol edin. Aynı dosyanın ikinci kez gönderilmesi yeni bir kayıt mı oluşturuyor, mevcut kaydı mı güncelliyor? Bu davranışı canlı geçişten önce belirleyin.

6. Canlı geçiş için ortak bir kesim zamanı seçin

Son veri çıktısının ne zaman alınacağı ve o tarihten sonra işlemlerin nerede tutulacağı belirlenmelidir. Eski dosya ile yeni ERP'nin belirsiz süre boyunca birlikte güncellenmesi, iki ayrı doğruluk kaynağı oluşturur.

• Son veri çıktısının tarihi ve sorumlusu
• Önceki dosyaların yedeği
• Aktarım sırasında kayıt girişinin nasıl yönetileceği
• Aktarım sonrası sayım ve örnek kayıt kontrolü
• Geçişin kabul edilme koşulları ve sorun halinde izlenecek yol

ERP seçiminden önce sorulacak sorular

Kullanacağınız sistem hangi dosya biçimini kabul ediyor? Hatalı satırları nasıl bildiriyor? Mevcut kayıtları güncelleyebiliyor mu? Veri dışa aktarımı var mı? Ürün, cari ve stok aktarımı aynı sırayla mı yapılmalı? Bu soruların yanıtı, veri hazırlama işini ve proje kapsamını etkiler.

Geri dönüşüm operasyonlarına yönelik bir ürün örneği için ERP Dönüşüm incelemesini okuyabilirsiniz. Operasyon sistemi ile müşteri takibinin ayrımını ERP ve CRM karşılaştırmasında ele aldık.

Geçiş kapsamını birlikte hazırlayalım

Dosya sayısını, kayıt türlerini ve kullandığınız mevcut sistemi paylaşarak ERP ve CRM hizmetimizi değerlendirebilir veya projenizi anlatabilirsiniz. İlk değerlendirmede müşterilerinize ait gerçek veriler yerine anonim bir sütun örneği paylaşmanız yeterlidir.