ERP Seçerken Sorulacak 10 Soru

ERP seçimi için yapılan ilk görüşmede modül listesi ve ekran görüntüleri görmek faydalıdır. Kararı verebilmek için kendi işletmenizdeki bir işlemin sistemde nasıl ilerleyeceğini de görmeniz gerekir. Örneğin siparişin alınmasından stok hareketine ve teslimata kadar kim, hangi bilgiyi girecek? Hangi noktada onay gerekecek?

Bu rehber, ERP sağlayıcılarıyla görüşmeden önce hazırlanabilecek on soruyu ve cevapları değerlendirme yolunu içerir. Amaç bütün firmalar için tek bir ürün seçmek değil; ihtiyaç, veri ve teslim kapsamını karşılaştırılabilir hale getirmektir.

1. Hangi iş akışımızı baştan sona gösterebilirsiniz?

Genel tanıtımın ardından kendi örneğinizi isteyin. İki depolu bir işletmede depolar arası aktarım; siparişle çalışan bir firmada kısmi teslimat gibi gerçek bir senaryo seçin. Ürün isimlerini ve miktarları örnek verilerle temsil edin. Demoda kullanılan özelliklerin standart üründe mi, ayrıca geliştirilecek kapsamda mı olduğunu yazılı olarak ayırın.

2. Hangi ihtiyaç standart, hangisi ek geliştirme?

“Yapılabilir” cevabı yeterince açık değildir. İhtiyacın bugün çalışır halde olup olmadığını, ayarla mı çözüleceğini veya geliştirme gerektirip gerektirmediğini sorun. Özel rapor, onay akışı veya entegrasyon için ayrıca süre ve teslim koşulu belirlenmesini isteyin.

3. Kullanıcılar hangi işlemleri yapabilecek?

Satış, depo ve yönetim kullanıcıları için örnek yetki listesi hazırlayın. Kim kayıt oluşturabilir, kim değiştirebilir, kim onaylayabilir? İptal ve düzeltme işlemlerinin nasıl takip edildiğini sorun. Ortak kullanıcı hesabı yerine kullanıcı bazında sorumluluk belirlenmesi, işletmenin teslim kontrolünü kolaylaştırır.

4. Verilerimiz nasıl taşınacak?

Ürün, cari ve stok kayıtları ile eski işlem geçmişini ayrı değerlendirin. Kaynak dosyalardaki tekrarlı kodları kimin düzelteceği, aktarımın hangi alanları kapsayacağı ve sonucu kimin kabul edeceği teklif kapsamında yer alsın. Hazırlık için Excel'den ERP'ye veri aktarımı kontrol listemizi kullanabilirsiniz.

5. Diğer sistemlerle bağlantının kapsamı nedir?

E-ticaret, muhasebe veya CRM bağlantısında gönderilecek kayıtları tek tek yazın. Yalnızca “entegrasyon var” ifadesiyle yetinmeyin. Örneğin sipariş alınması, stok güncellenmesi ve müşteri bilgisinin aktarılması üç ayrı davranıştır. Hazır bağlantının desteklediği ürün ve sürüm, ek ücretler ve bakım sorumlusu açıklanmalıdır.

6. Entegrasyon durduğunda ne yapacağız?

Bir örnek olay üzerinden ilerleyin: bağlantı kesilirse hangi kayıtlar bekler, sorumlu kişi bunu nereden görür, yeniden gönderim nasıl yapılır? Cevabı günlük operasyonu yürütecek kişinin anlayacağı şekilde isteyin. Sorun sonrası yanlış veya eksik kayıtların nasıl bulunacağını da netleştirin.

7. Verimizi dışarı nasıl alabiliriz?

Ürün, cari, hareket ve dosya verileri için dışa aktarım olanaklarını sorun. Yalnızca ekrandaki bir tablonun Excel çıktısı, tüm verinin taşınabilir olduğu anlamına gelmez. Hizmet sona erdiğinde kullanılabilecek veri biçimini, teslim süresini ve olası ek çalışmayı yazılı hale getirin.

8. İlk teklif toplam maliyetin hangi bölümünü kapsıyor?

Lisans veya abonelik, kullanıcı sayısı, kurulum, veri aktarımı, eğitim, ek geliştirme ve bakım kalemlerini ayrı görmek karşılaştırmayı kolaylaştırır. Bir yıl sonraki kullanımda kullanıcı veya modül eklenirse hangi koşulların geçerli olacağını sorun. Bütçeyi tek bir başlangıç bedeli üzerinden değerlendirmeyin.

9. Canlı geçiş ve eğitim nasıl yürütülecek?

Deneme ortamı, kullanıcı eğitimi, son veri çıktısı ve canlı geçiş için sorumluları belirleyin. Örnek kabul koşulu: “Seçilen on siparişin ürün, depo ve miktar bilgileri doğru aktarılır; sorumlu kullanıcı işlemi tamamlayabilir.” Bu tür bir kontrol, yalnızca ekranların açılmasından daha açıklayıcıdır.

10. Teslim sonrası destek nasıl işleyecek?

Destek kanalını, çalışma saatlerini, hata bildirimi için gereken bilgileri ve değişiklik taleplerinin nasıl değerlendirileceğini sorun. İlk kurulum hatası ile yeni özellik isteğinin hangi süreçlerden geçeceği anlaşılır olmalıdır. Belirli bir müdahale süresi gerekiyorsa bunu ayrıca kapsamlandırın.

Görüşmeye götürülecek kısa karar listesi

• Üç kritik iş akışı ve her akışın sorumlusu
• Standart özellik, ayar ve ek geliştirme ayrımı
• Aktarılacak veriler ve kabul edecek kişi
• Bağlanacak sistemler ve aktarılacak kayıtlar
• Başlangıç ve devam maliyetleri
• Eğitim, canlı geçiş, destek ve veri teslim koşulları

ERP ile CRM'nin kapsamını ayırmak için ERP ve CRM arasındaki farkları inceleyebilirsiniz. ERP Dönüşüm proje incelememiz kendi ürün yaklaşımımıza dair bir çalışma örneğidir; ürünün işletmenize uygunluğu ihtiyaç görüşmesinde ayrıca değerlendirilir.

İş akışlarınız ve entegrasyon ihtiyaçlarınız için ERP ve CRM çözümlerimizi inceleyin. Değerlendirmek istediğiniz kapsamı teklif formundan paylaşabilirsiniz.